図解超タスク管理術｜爆速で苦手な仕事を終わらせるGTDとは

超タスク管理術

タスク管理という言葉を良く耳にするかと思います。

仕事をする時には当たり前の考え方と言えますが、実際にうまくできているかというと・・・

本書では、タスク管理術として「タスクを見える化し、自分に対する周囲からの信用を高めるための方法」を教えてくれるものです。

急な依頼にもうまく対応ができるような余裕をつくることも可能となります。

「あの人に任せておけば大丈夫」と思わせる、自分自身の市場価値を高めることにも有効かと思います。

■有効なタスク管理術の基本的な考え方

漏れなくタスクを実行するには「今日のリスト」が有効とされています。

カレンダー上の「予定」と「やることタスク」を融合させて管理をするという基本的なことになります。

タスクには必ずと言っていいほど、サブタスクが生じます。

細かく分けたサブタスクを一つずつ終了させていけば、本来のタスクをしっかりと完了させることができます。

そして、周囲からの信頼を得るためには、それを確実に実行することです。

■タスク管理の２つのメリット

メリットの一つ目は約束を紐づけることで自動的に情報が整理されることです。

やるべき順番や優先すべきことが整理されるようになります。

そして二つ目は効率良くタスクを管理、実行することで人からの信用が高まることとされています。

この２つのメリットを生じさせるために有効なのが「今日のリスト」となります。

やるべきことと、スケジュールは大抵分けて管理がされがちですが、予定と予定の間にやることをうまく挟み込みをする管理をすることで、予定ばかりでもなく、やることをこなすばかりでもなく、一日の時間を有効に使うことが可能になります。

【例】

　・メールチェックをする
　・〇〇に関する書類を作成する

　　10:00　部門ミーティング

　・提出されてきた書類のチェック

　　12:00　来客〇〇様対応

　・プレゼン資料の作成

　　15:00　社内会議開催

　・明日の会議の段取り整理

　　19:00　帰宅

■タスク管理の8つのステップとは

①今、ここに集中する

一度にいろんなことをやってしまいがちになりますが、マルチタスクは止めて一つのことに集中することが大切です。

②約束をリストアップする

自分との約束、他人との約束を考えた場合に、周囲からの信用を得るには、他人との約束を確実に遂行することです。

それが対応の優先順位にもつながります。

③その約束を3つに分ける

　１．打ち合わせなど日時が設定された約束
　２．締め切りがある程度先に設定された約束
　３．急な依頼など日時の設定されていない約束

この中で特にタスク管理が必要なのは、２．の締め切りがある程度先に設定されたプロジェクトのようなものです。

このプロジェクトをタスク管理する方法が、先にも言われている、カレンダーとタスクの融合なのです。

④サブタスクを管理する

大きめのタスクはさらに小さくタスクを分けると、取り組みがしやすくなります。

例えばあるイベントを成し遂げる場合、「会場のレイアウトを整える」というタスクは、会場の予約をする、参加人数を特定する、必要な行事内容を確認するレイアウト図を作成する・・・　などのように小さいタスクに分けることができると思います。

その一つひとつのサブタスクを完了していけば、当初のタスクを成し遂げることができます。

⑤約束を見える化する

　１．予定とプロジェクトの締め切りをカレンダーに記録
　２．プロジェクトのタスクをTODOリストに記録すること
　３．実行できたタスクと、未実行のタスクを明確にしておくこと

１，２は今まで述べたことの繰り返しですが、３はしっかりと見える化することが大切です。

⑥未実行タスクを放置しない

放置しておくことが約束を果たすことができないと読み替えて取組ましょう。

⑦作業の記録をつける

作業の推移をきちんと記録しておくことで、やり遂げた感覚を得ることができます。

そうすると、なぜこのタスクはうまく進められたのかを後で把握することもでき、今後にもつながります。

⑧常に２つのフェーズを意識する

　１．約束をすべて書き出す
　２．書き出した項目をカレンダーと融合する

何度も言われていることですが、このことを毎日繰り返すことが大切で、継続すれば、習慣化されて爆速で仕事をこなせるようになるでしょう。

■GTD（ゲッティング・シングス・ダン）タスク管理術

ステップ１：

約2時間かけて気になる予定やタスク、プロジェクトをすべてTODOリストに書く

ステップ２・３：

その項目を整理する。その項目は何なのか？を自問することで対処法が見えてくる。GTDではその項目を「シングス」と呼んでいます

ステップ４：シングスを検討して、今日のリストを作ります

ステップ５：そのシングスを実行します

実はステップ１が一番大切で時間をかけています。

どれだけ気になる項目が抽出できるかがポイントです。

それが出きってしまえば、あとは実行していくだけになります。

■まとめ（爆速で仕事をこなせるか？）

タスク管理の基本的な考え方を復習することができたと思っています。

日常的に仕事をしていると、頭の中で考えているだけで、その都度優先順位も自分の都合の良いように変えてしまったりもしていました。

結果、周囲に求められていることが後回しになったり、仕事もあまりすすまなかったりが多々あります。

まずは、この本でインプットされたことを愚直に実践してみて効果を見たいと思っています。

かならず爆速で、しかも周囲からの信頼を得られるような仕事をするぞ！！

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